Tietosuojaseloste, jäsenrekisteri
Tämä on Henkilötietolain (523/1999) 10 ja 24§ sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Päivitetty: 12.11.2023.
1. Rekisterinpitäjä
Suomen kirkkohistoriallinen seura
PL 3 (Fabianinkatu 33, 5.krs)
00014 Helsingin yliopisto
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Sihteeri Hanna Leinonen
info (at) skhs.fi
3. Rekisterin nimi
Suomen kirkkohistoriallisen seuran jäsenrekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) 11§ vaatima jäsenrekisterin ylläpito, sekä seuran jäsenten yhteystietojen ylläpitäminen.
Seura ylläpitää jäsenten yhteystietoja pystyäkseen tiedottamaan jäseniä seuran toiminnasta. Jäsenten sähköpostiosoitteet kerätään, jotta seura voi välittää sähköpostitse jäsenilleen tietoa toiminnastaan. Rekisterissä pidetään sähköpostiosoitteen lisäksi jäsenten postiosoitteita, jotta toimihenkilöt voivat tarvittaessa lähettää jäsenille seuran julkaisuja tai jäsenkirjeitä postitse.
Jäsenrekisterin tietoihin on pääsy vain seuran kolmella toimihenkilöllä, eli sihteerillä, rahastonhoitajalla ja kustannusjohtajalla. Sihteeri on vastuussa jäsenrekisterin ylläpitämisestä ja yhteydenpidosta jäseniin, rahastonhoitaja käyttää jäsenrekisterin tietoja jäsenmaksulaskujen käsittelyyn, ja kustannusjohtaja on jäsenrekisterin avulla yhteydessä seuran jäseniin, joille postitetaan seuran julkaisuja.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:
- Nimi
- Postiosoite
- Sähköpostiosoite
- Puhelinnumero
- Jäsenyyden laji (jäsen, opiskelijajäsen, yhteisöjäsen)
- Jäsenmaksulaskut ja tieto niiden maksamisesta tai maksamatta jättämisestä
Rekisterissä ei säilytetä yhdistykseen kuulumattomien henkilöiden tietoja, vaan nämä poistetaan välittömästi mikäli jäsenyys lakkaa.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan seuran jäseneksi liittyviltä ja jo liittyneiltä jäseniltä seuran verkkosivuilla olevalla lomakkeella tai sihteerin toimesta sähköpostitse kysyttynä.
7. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Seuran hallussa olevia henkilötietoja ei luovuteta muille tahoille.
Seura tekee kuitenkin muiden teologisten ja tieteellisten seurojen kanssa tiedotusyhteistyötä, niin että Suomen kirkkohistoriallisen seuran toimihenkilö voi välittää muiden seurojen tiedotuksia SKHS:n jäsenille seuran jäsenrekisterin yhteystietoja käyttämällä. Tällaisissakaan tapauksissa jäsenten rekisterissä olevat tiedot eivät siirry seuralta muille tahoille.
Lisäksi seuran rekisterissä olevat postiosoitetiedot ovat väliaikaisesti toisen palveluntarjoajan hallussa silloin, kun seura tilaa postitusta varten osoitetarrat tarroja valmistavalta firmalta.
Jäsenrekisteriä ylläpidetään Suomessa toimivassa firmassa, eikä henkilötietoja siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa luotettavassa ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavan kolmannen osapuolen internet-palvelimilla.
Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Tietosuojaseloste, tapahtumarekisterit
Tämä on Henkilötietolain (523/1999) 10 ja 24§ sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Päivitetty: 15.1.2019.
1. Rekisterinpitäjä
Suomen kirkkohistoriallinen seura
PL 3 (Fabianinkatu 33, 5.krs)
00014 Helsingin yliopisto
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Sihteeri Hanna Leinonen
info (at) skhs.fi
3. Rekisterin nimi
Suomen kirkkohistoriallisen seuran tapahtumien väliaikainen ilmottautumisrekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisteröidyn suostumus.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on tapahtuman järjestämiseen liittyvät toimenpiteet, pääasiassa ainoastaan tarjoilujen järjestäminen, jota varten henkilötiedot kerätään.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:
- Osallistujan nimi
- Erityisruokavalio
Rekisterin tiedot poistetaan kohtuullisen ajan kuluessa tapahtuman jälkeen.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan joko erikseen lähetettävillä verkkolomakkeilla tai sähköpostitse sihteerin sähköpostiosoitteeseen.
Ilmoittautuminen tapahtuu joko sähköpostitse, jolloin tiedot ovat ainoastaan sihteerillä sähköpostin salasanan takana, tai sähköpostiin linkitetyn e-lomakkeen kautta, jolloin tiedot ovat myös salasanan takana.
7. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta muille tahoille.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa luotettavassa ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavan kolmannen osapuolen internet-palvelimilla.
Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä, käytännössä ainoastaan seuran sihteerillä.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).